Ai gentili clienti, fornitori, collaboratori, soci ed in generale alle parti interessate ai trattamenti della società Consorzio Gli Elettrici Nord Ovest

 

La presente informativa viene resa ai sensi del D.Lgs 196/2003 e degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (per brevità GDPR 2016/679).

1. Titolare e responsabili del trattamento – art. 13 co. 1 lett. [a] [b] GDPR 2016/679

Titolare del trattamento è:

Consorzio Gli Elettrici Nord Ovest, con sede legale in Via Monte Amiata 31 – 20089 Rozzano (MI), e-mail: privacy@glielettricinordovest.it, al quale ci si potrà rivolgere per esercitare i diritti riconosciuti dal GDPR e per conoscere l’elenco aggiornato di tutti i Responsabili del trattamento dei dati e loro dati di contatto.

2. Tipologia di dati trattati

Il Titolare del Trattamento potrà trattare le categorie di dati sotto riportati a seconda dei processi aziendali coinvolti:

1. Visitatori del sito: essi potranno inserire i propri dati di contatto (nome, cognome e indirizzo email) qualora vogliano essere contattati dai nostri esperti. Questa categoria di interessati rispondono esclusivamente all’Art. 14 del GDPR;


2. Clienti: forniscono al Titolare del Trattamento i dati di contatto dei propri referenti (nome, cognome, tipologia di qualifica presso l’azienda cliente, contatti email e telefonici e indirizzo del proprio ufficio), possono compilare il format ovvero fornire il proprio biglietto da visita in occasione di fiere e congressi o incontri dedicati;


3. Fornitori di prodotti: forniscono al Titolare del Trattamento i dati di contatto dei propri referenti (nome, cognome, tipologia di qualifica presso l’azienda cliente, contatti email e telefonici e indirizzo del proprio ufficio), possono compilare il format ovvero fornire il proprio biglietto da visita in occasione di fiere e congressi o incontri dedicati;


4. Fornitori di appalti: forniscono al Titolare del Trattamento i dati di contatto dei referenti e i dati inerenti gli obblighi ai sensi dell’Art. 26 del D.Lgs. 81/08 di tutti i lavoratori che si recano presso i siti del committente (dati di contatto, dati di assunzione, formazione, idoneità sanitaria, tesserino di riconoscimento e dettagli operativi specifici);


5. Dipendenti e collaboratori: il trattamento dei dati di dipendenti e collaboratori è regolamentato da specifica informativa con annesso consenso disponibile presso gli archivi Privacy aziendali e per i quali è necessario rivolgersi ai contatti indicati al punto 1 della presente.


6. Ditte individuali (clienti o fornitori): nel caso in cui il cliente o il fornitore si configurassero come Ditta Individuale, sarà necessario trattare i dati bancari e di residenza/domicilio oltre ai dati sopra menzionati.


7. Partecipanti a viaggi organizzati dal Titolare (compresi minori): informazioni contenute in documenti d’identità (carta d’identità, passaporto) quali: nome e cognome, luogo e data di nascita, caratteristiche fisiche che consentano l’identificazione (colore occhi, capelli, altezza), indirizzo di residenza, numero del documento e comune di rilascio. Inoltre, nell’ambito dell’esecuzione del contratto, il Titolare può trattare categorie particolari di dati, come ad esempio: informazioni in merito allo stato di salute (es. in caso di disabilità, patologie o intolleranze che implichino particolari esigenze nell’organizzazione del viaggio, oltre che per la sottoscrizione della polizza assicurativa). Dati personali di familiari: il Titolare può avere la necessità di acquisire dati personali di familiari partecipanti, inclusi soggetti minori. In tal senso, il partecipante si impegna ad informare i suoi familiari di tali trattamenti, anche fornendo loro la presente informativa. Infine, durante lo svolgimento del viaggio, potranno essere raccolti altre informazioni personali quali: dati che consentono la profilazione della persona fisica – esigenze legate alla dieta (vegetariana, vegana, celiaca e altro), preferenze nella scelta di tipologia di destinazione, di camera e ogni altra preferenza esprimibile durante l’esperienza di viaggio. Dati personali legati alla propria immagine personale – fotografie e video che possono essere acquisiti durante l’esperienza di viaggio.


8. Partecipanti ad altre categorie di eventi organizzati dal Titolare (inclusi minori): per registrarsi ad eventuali piattaforme di organizzazione eventi i partecipanti dovranno fornire le proprie generalità (nome, cognome, indirizzo e-mail). Altre informazioni che potrebbero essere richieste sono: grossista di riferimento, azienda di provenienza, qualifica professionale. Durante lo svolgimento di eventi saranno inoltre acquisite immagini personali tramite foto e/o video.

 

3. Finalità e base giuridica del trattamento – art. 13 e 14 co. 1 lett. [c] GDPR 2016/679

Le finalità e le basi giuridiche dei trattamenti delle categorie di interessati elencati nel precedente paragrafo dalla a) alla h) sono le seguenti.

1. Per essere ricontattati da Consorzio Gli Elettrici Nord Ovest e poter argomentare le motivazioni che hanno spinto l’interessato ad inserire i propri dati e su base di esplicito consenso.

b), c) e f): Per l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso;

1. d) Per l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso nonché per adempiere agli obblighi legali di Salute e Sicurezza sul Lavoro cui è soggetto il Titolare.


2. e) Per adempiere agli obblighi contrattuali e legali connessi al rapporto di lavoro ed alla salute e sicurezza dei lavoratori e su base di esplicito consenso.


3. g) e h) Per poter partecipare ai viaggi o agli eventi in generale organizzati dal Titolare. La base giuridica per il trattamento delle immagini è il consenso dell’interessato, raccolto direttamente in forma scritta o raccolto indirettamente tramite un comportamento positivo e inequivocabile dell’interessato opportunamente e preventivamente informato. Tutti i dati relativi ai minori saranno trattati solo su rilascio del consenso da parte dei genitori o di chi ne fa le veci.

Sono previsti ulteriori trattamenti basati sui legittimi interessi perseguiti dal titolare del trattamento descritti qui di seguito per ciò che riguarda il “Marketing”.

MARKETING

I Suoi dati personali saranno altresì trattati dal Titolare per inviarle, tramite modalità tradizionali (quali ad esempio, posta cartacea) e/o automatizzate di contatto (quali, ad esempio, posta elettronica, telefax, SMS, MMS, messaggistica istantanea, social network, ecc.), comunicazioni di natura commerciale relative ad aggiornamenti sull’organizzazione di nuovi viaggi o di altro tipo di eventi. In tale ambito potrebbe configurarsi l’utilizzo dei dati di preferenza raccolti durante il viaggio, in modo da poterle proporre l’esperienza più conforme alle sue esigenze.

Per il perseguimento della finalità di cui al presente punto è necessario il Suo consenso espresso che costituisce la base giuridica del trattamento. All’invio di ogni comunicazione a mezzo e‐mail Le sarà agevolmente consentito di interrompere il trattamento dei Suoi dati personali.

Tale finalità non è in alcun modo applicabile agli interessati minori, ai quali non sarà richiesto un recapito.

Diritto di opporsi alle attività di marketing diretto

La informiamo che, in qualsiasi momento, Lei ha il diritto di revocare il consenso prestato e/o di opporsi alle attività di marketing diretto contattando il Titolare a uno dei riferimenti indicati al punto 1 della presente Informativa.

4. Provenienza dei dati inseriti sul sito “Contattaci” – art 14 co. 2 lett. [f] GDPR 2016/679

I dati sovraindicati verranno raccolti al momento della registrazione sul sito internet nello spazio denominato “Contattaci”. Essi vengono dunque forniti direttamente dall’interessato e non provengono da fonti accessibili al pubblico.

5. Comunicazione e diffusione dei dati – artt. 13 e 14 co. 1 lett. [e] [f] GDPR 2016/679

Tutte le informazioni di cui sopra possono essere trasmesse, senza ulteriore necessità di consenso, a società e consulenti esterni funzionali allo svolgimento del rapporto contrattuale, secondo quanto previsto dalle normative applicabili, come ad esempio legali, commercialisti, notai, consulenti tecnici etc.

E’ possibile conoscere l’elenco completo dei destinatari di cui sopra inviando specifica richiesta ai contatti indicati al punto 1.

Per quanto concerne l’organizzazione di viaggi, il Titolare, inoltre, può avere la necessità di comunicare i Suoi dati personali a soggetti terzi, appartenenti o meno a Consorzio Gli Elettrici Nord Ovest e, in particolare, a titolo esemplificativo, alle seguenti categorie:

1. a) compagnie aeree, strutture alberghiere, servizi di transfer ed escursioni;


2. b) compagnie assicurative;


3. c) soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informatico del Titolare;


4. d) soggetti che forniscono prestazioni professionali di consulenza e assistenza fiscale, legale e giudiziale;


5. e) soggetti che curano la revisione contabile e la certificazione del bilancio;


6. f) qualsiasi altro soggetto cui i dati dovranno essere comunicati in base ad un’espressa disposizione di legge.

I soggetti appartenenti alle categorie sopra riportate operano, in alcune ipotesi, in totale autonomia come distinti Titolari del trattamento, in altre ipotesi, in qualità di Responsabili del trattamento appositamente nominati dal Titolare nel rispetto dell’articolo 28 del GDPR.

L’elenco completo e aggiornato delle Società del Gruppo e/o dei soggetti terzi ai quali i Suoi dati personali possono essere comunicati è disponibile rivolgendosi ai contatti indicati al punto 1.

6. Tenuta sotto controllo, archiviazione dei dati e durata della loro conservazione – artt. 13 e 14 co. 2 lett. [a] GDPR 2016/679

Il trattamento dei dati personali consiste nella raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione ed eventuale comunicazione dei medesimi dati ai soggetti terzi come descritto al punto 5.

Il trattamento dei dati personali delle categorie b), c), d), f) del punto 2 è effettuato in conformità a quanto stabilito dall’articolo 5 del Regolamento europeo sul trattamento dei dati personali, su:

• supporto cartaceo: dati di contatto, biglietti da visita, dati su documenti di trasporto, fatture, offerte, e più in generale documenti inerenti le attività di associazione (bilanci, visura camerale, altri documenti societari che possibilmente possono contenere dati di contatto dei soci o dei titolari di ditte individuali);


• supporto informatico: dati di contatto, biglietti da visita, dati su documenti di trasporto, fatture, offerte e più in generale documenti inerenti le attività di associazione (bilanci, visura camerale, altri documenti societari che possibilmente possono contenere dati di contatto dei soci o dei titolari di ditte individuali);

nel rispetto delle regole di liceità, legittimità, riservatezza e sicurezza previste dalla normativa vigente.

Più in generale i file relativi agli interessati di cui alle lettere a)-f) del punto 2 sono conservati nel server aziendale accessibile solo agli Amministratori di Sistema ed agli autorizzati al trattamento nonché ai responsabili interni ed esterni (Ref. Elenco completo disponibile ai contatti di cui al punto 1) i quali sono quindi tenuti ad avere accesso alle informazioni solamente per scopi legittimi, legati alla natura del proprio lavoro.

La documentazione cartacea, qualora esistente, è archiviata in armadi posti nella sezione uffici, dunque raggiungibili dal solo personale di Consorzio Gli Elettrici Nord Ovest.

I data base di Consorzio Gli Elettrici Nord Ovest dispongono di sistemi che garantiscono protezione sia dall’accesso non autorizzato, sia da altri fattori esterni che potrebbero causare danni ai dati personali. I requisiti di accesso ai dati sono regolamentati, e l’accesso è concesso solo a chi persegue fini autorizzati e leciti di trattamento.

Nel ribadire la garanzia che l’accesso alle informazioni personali è limitato ai dipendenti e agli impiegati di Consorzio Gli Elettrici Nord Ovest, o ad altre persone che lavorano per la stessa, sulla base della necessità del trattamento, dichiariamo che viene fornita idonea e opportuna formazione a tutti i dipendenti e impiegati che posso accedere alle informazioni personali.

Il periodo per il quale conserveremo le informazioni personali dipenderà dalla durata del rapporto.

Il periodo di conservazione potrebbe comunque essere più lungo del periodo contrattuale, sulla base degli obblighi legislativi o delle necessità di gestione di eventuali reclami o non conformità che possono insorgere anche dopo la chiusura del rapporto.

La regolamentazione della conservazione dei documenti e delle registrazioni è descritta dettagliatamente nella procedura interna di riferimento accessibile in caso di controlli.

7. Trasferimento all’estero dei dati personali

Le informazioni personali potranno essere trasferite, archiviate o elaborate in località al di fuori dall’Italia e dello spazio economico europeo (CEE). Laddove i paesi verso i quali le informazioni personali verranno trasferite non offrano un livello di protezione delle informazioni personali equivalente a quello delle leggi italiane, faremo in modo che vengano messe in atto appropriate misure di salvaguardia.

8. Diritti dell’interessato – art. 13 co. 2 lett. [b] [c] [d] GDPR 2016/679 e art. 14 co. 2 lett. [c] [d] [e] GDPR 2016/679

L’interessato per motivi legittimi ha i seguenti diritti riconosciuti dal GDPR:

• Diritto di accesso: diritto di ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, ottenere l’accesso ai Suoi dati personali – compresa una copia degli stessi – e la comunicazione, tra le altre, delle seguenti informazioni:

1. a) finalità del trattamento;


2. b) categorie di dati personali trattati;


3. c) destinatari cui questi sono stati o saranno comunicati;


4. d) periodo di conservazione dei dati o i criteri utilizzati;


5. e) diritti dell’interessato (rettifica, cancellazione dei dati personali, limitazione del trattamento e diritto di opposizione al trattamento;


6. f) diritto di proporre un reclamo;


7. g) diritto di ricevere informazioni sulla origine dei miei dati personali qualora essi non siano stati raccolti presso l’interessato;


8. h) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione;

• Diritto di rettifica: diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e/o l’integrazione dei dati personali incompleti;

 

• Diritto alla cancellazione (diritto all’oblio): diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che La riguardano, quando:

1. a) i dati non sono più necessari rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti o altrimenti trattati;


2. b) Lei ha revocato il Suo consenso e non sussiste alcun altro fondamento giuridico per il trattamento;


3. c) Lei si è opposto con successo al trattamento dei dati personali;


4. d) i dati sono stati trattati illecitamente,


5. e) i dati devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale;


6. f) i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione di cui all’articolo 8, paragrafo 1, GDPR.

Il diritto alla cancellazione non si applica nella misura in cui il trattamento sia necessario per l’adempimento di un obbligo legale o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;

• Diritto di limitazione di trattamento: diritto di ottenere la limitazione del trattamento, quando:

1. a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali;


2. b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;


3. c) i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;

• Diritto di opposizione: diritto di opporsi al trattamento dei dati personali che La riguardano, salvo che sussistano motivi legittimi per il Titolare di continuare il trattamento;


• Diritto alla portabilità dei dati: diritto di ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che La riguardano forniti al Titolare e il diritto di trasmetterli a un altro titolare senza impedimenti, qualora il trattamento si basi sul consenso e sia effettuato con mezzi automatizzati. Inoltre, il diritto di ottenere che i Suoi dati personali siano trasmessi direttamente da Consorzio Gli Elettrici Nord Ovest ad altro titolare qualora ciò sia tecnicamente fattibile;

Per l’esercizio dei suoi diritti, l’interessato dovrà rivolgersi al Titolare del trattamento.

L’interessato potrà inoltre sempre rivolgersi all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

9. Natura del conferimento dei dati personali e conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere

Il conferimento dei dati personali è facoltativo ma l’eventuale rifiuto di conferirli comporta l’impossibilità di instaurare il rapporto contrattuale, di lavoro o la risposta alla richiesta di contatto.

10. Altre indicazioni – art. 13 co. 2 lett. [f] GDPR 2016/679 e art. 14 co. 2 lett. [g] GDPR 2016/679

Riguardo ai dati personali degli interessati infine, non esiste un processo decisionale automatizzato, né tantomeno un trattamento che comporti la profilazione.

Non è intenzione del Titolare del trattamento quella di diffondere i dati personali degli interessati, né tantomeno trasmetterli a Terzi per finalità diverse da quelle espressamente indicate nella presente informativa.